Дарма що те, що система державних закупівель існує вже досить давно, клієнти все ще мають багато проблем щодо етапу планування. Деякі держоргани не включають планування у свої процедури закупівель, тому інколи порушують закон «Про публічні закупівлі», забуваючи оновлювати систему новою інформацією. Інше питання, що такий спосіб робить проведення тендерів значно менш ефективним. Отже, які проблеми можуть виникнути під час створення річного плану та як їх уникнути?
Для всіх покупок потрібен річний бюджет
Це найважливіше міркування для кожного, хто працює у сфері закупівель. Усі видатки, якими б малими вони не були, згідно з протоколом мають бути включені або до річного плану, або додатку до плану. Тобто жодна операція не виконується без попереднього оголошення. Крім того, закон передбачає обов’язкове використання електронного підпису та встановлює граничний термін розміщення планів після погодження – п’ять календарних днів.
Перед проведенням тендеру всі необхідні оновлення мають бути оприлюднені
Не варто забувати, що державні органи мають можливість приймати протокольні зміни до окремих статей плану. Законодавство не визначає і не обмежує частоту чи характер таких змін. Тому дотримання термінів залишається першочерговою потребою. Зміни повинні бути оголошені протягом п'яти днів і обов'язково до початку закупівлі на прозоро маркет.
Складаючи плани, важливо брати до уваги тенденцію ринкових цін
Під час планування покупок на наступні 12 місяців дуже важливо враховувати рух цін на ринку. Існує велика ймовірність, що ви витратите гроші даремно або отримаєте річ низької якості, якщо не будете стежити за своїми витратами на етапі планування. Тому, якщо закладена сума буде більше ринкової норми, закупівля буде невдалою. Але є заковика: якщо ціна виявиться занизькою, постачальники на тендер не з’являться. Це важливо і для аукціонів Прозоро Продажі автомобілів. Важливо пам’ятати, що зацікавлені сторони починають стежити за розкладом споживачів задовго до оголошення покупки, щоб вони могли відзначити подію у своїх календарях. Їхня увага здебільшого прикута до часу проведення та передбачуваної вартості тендеру.
Для того, щоб підписати договір, спочатку має бути затверджений кошторис
Навіть без авторизованої оцінки споживач все одно може спланувати та розрахувати приблизну вартість покупки. Контракти на придбання продукції, послуг або робіт можуть укладатися лише за наявності достатньої кількості грошей. Таким чином, планування системи таким чином, щоб бюджетні асигнування були затверджені до моменту підписання контракту, має вирішальне значення. Існує велика ймовірність того, що казначейство не схвалить угоду, якщо вона не відповідає цим вимогам.
Щоб робота клієнта пройшла вдало, добре налагоджена процедура планування має вирішальне значення. Тепер постачальники можуть реагувати на пропозиції, інформовано розуміючи вимоги та цілі державних фірм і організацій. Завдяки посиленню конкуренції в процесі торгів клієнт зможе й надалі отримувати прибуток.